alvaxis.

ALVAXIS / LÊN KẾ HOẠCH PHẦN MỀM

Cách chọn quy trình đầu tiên để tự động hóa

Alvaxis ·

Hãy bắt đầu từ một công việc lặp lại mà đội ngũ có thể mô tả và đo lường. Phương án tự động hóa đầu tiên nên giảm một phần việc cụ thể mà không tạo ra gánh nặng hỗ trợ lớn hơn. Trước khi mua công cụ hoặc thuê phát triển phần mềm, hãy so sánh vài công việc và thống nhất thế nào là thử nghiệm thành công. Cách làm dưới đây giúp lập kế hoạch, không cam kết mức tiết kiệm.

1. Mô tả công việc trước khi chọn công cụ

Nhờ người trực tiếp làm việc giải thích một trường hợp gần đây. Ghi lại điều gì bắt đầu quy trình, thông tin đến từ đâu, họ phải quyết định gì và khi nào công việc được coi là xong. Tính cả việc sửa sai và theo dõi sau đó, không chỉ trường hợp đơn giản nhất.

Với mỗi công việc, lấy một mẫu nhỏ gồm cả ngày bình thường và ngày bận rộn. Ghi tần suất, thời gian nhân viên thực sự thao tác cho mỗi trường hợp, thời gian chờ và số lần phải sửa. Tách thời gian làm việc khỏi thời gian chờ: một yêu cầu nằm chờ qua đêm không có nghĩa nhân viên đã dành tám giờ xử lý.

Nếu quy trình thay đổi mỗi tuần hoặc chưa rõ ai phụ trách, hãy làm rõ trước. Tự động hóa một quy tắc chưa rõ có thể khiến việc giải quyết vướng mắc khó hơn.

2. So sánh các công việc bằng năm câu hỏi

Dùng các câu hỏi sau để trao đổi về hai hoặc ba công việc. Chỉ cần trả lời có, không hoặc chưa rõ. Đây là danh sách gợi ý do chúng tôi biên soạn, không phải mô hình chấm điểm đã được kiểm chứng; nhiều câu trả lời có không thể bù cho một rủi ro nghiêm trọng.

3. Làm rõ các quyết định và ngoại lệ

Tách các bước thường lệ khỏi quyết định cần hiểu bối cảnh. Sao chép mã tham chiếu có thể theo quy tắc cố định; quyết định ưu tiên ngoại lệ cho khách hàng có thể cần con người. Phiên bản đầu có thể chuẩn bị bản nháp hoặc đánh dấu trường hợp cần kiểm tra, thay vì tự hoàn tất mọi bước.

Ghi rõ cách xử lý khi thiếu thông tin, không kết nối được dịch vụ hoặc cùng một yêu cầu được gửi đến hai lần. Quy định trường hợp nào phải dừng để kiểm tra, ai nhận cảnh báo và nhân viên hoàn tất thủ công ra sao. Thống nhất cách tránh lặp lại cùng một thao tác khi thử lại.

Chọn phạm vi ban đầu hẹp. Công việc chuyển tiền, thay đổi quyền truy cập hoặc đưa ra quyết định nhạy cảm cần thêm biện pháp kiểm soát và xem xét phù hợp; không nên mặc định rằng thử nhanh những việc này sẽ không gây hậu quả.

4. Ví dụ: chuẩn bị yêu cầu liên hệ để nhân viên kiểm tra

Giả sử một doanh nghiệp dịch vụ nhỏ chép yêu cầu liên hệ từ website vào danh sách công việc chung. Đây là ví dụ giả định để lập kế hoạch, không phải kết quả của khách hàng Alvaxis. Hiện nhân viên kiểm tra thông tin còn thiếu, giao người phụ trách và soạn phản hồi.

Phạm vi đầu tiên có thể chỉ tạo một mục công việc cho mỗi yêu cầu mới, chép các trường cần thiết và đánh dấu mục thiếu thông tin. Nhân viên vẫn chọn người phụ trách và duyệt phản hồi. Đợt thử nghiệm đầu chưa tự động gửi tin nhắn cho khách hàng.

Kiểm tra yêu cầu đầy đủ, yêu cầu thiếu thông tin và cùng một yêu cầu được chuyển đến hai lần. Kiểm tra cả lúc dịch vụ quản lý công việc không hoạt động. Kết quả thống nhất có thể là mỗi yêu cầu chỉ có một mục hiển thị, thông tin thiếu được đánh dấu rõ, và có cảnh báo kèm bước khôi phục thủ công nếu tạo mục thất bại. Ghi rõ cách nhân viên kiểm tra mục đã tồn tại hay chưa trước khi thử lại.

5. So sánh cải tiến quy trình, công cụ có sẵn và phần mềm riêng

Trước hết, xem biểu mẫu rõ hơn, mẫu dùng chung hoặc cách bàn giao đơn giản hơn có giải quyết được vấn đề không. Sau đó kiểm tra các chức năng đã có trong công cụ đang dùng. Nhờ nhà cung cấp xác nhận khả năng kết nối, quyền truy cập, giới hạn và chi phí gói cần thiết; đừng mặc định một tính năng có sẵn hoặc miễn phí.

Cân nhắc phần mềm riêng khi quy trình cần cách xử lý mà công cụ có sẵn chưa đáp ứng tốt. So sánh toàn bộ công việc, gồm cả ngoại lệ, thay vì chỉ đếm tính năng. Đưa chi phí thiết lập, thuê bao, giám sát, bảo trì và đào tạo nhân viên vào trao đổi.

Hỏi ai sở hữu tài khoản, cách thu hồi quyền khi nhân viên nghỉ việc, hệ thống lưu bản ghi gì và công việc tiếp tục thế nào nếu tạm dừng tự động hóa. Dùng dữ liệu giả định khi trao đổi đề xuất ban đầu. Không đưa mật khẩu hoặc thông tin khách hàng thật vào bản mô tả công khai.

6. Đo kết quả thử nghiệm trước khi mở rộng

Dùng cùng cách định nghĩa chỉ số trước và trong thử nghiệm. Theo dõi số trường hợp hoàn tất, thời gian nhân viên thực sự làm việc, số lần sửa, ngoại lệ chưa giải quyết và thời gian hỗ trợ hệ thống tự động. So sánh khối lượng tương đương, đồng thời ghi nhận thay đổi về số lượng hoặc độ phức tạp.

Ví dụ minh họa: 100 trường hợp mỗi tuần mất bốn phút mỗi trường hợp trước khi thay đổi và hai phút trong thử nghiệm. Thời gian xử lý trực tiếp giảm 200 phút. Nếu giám sát và khôi phục mất 90 phút trong tuần đó, phần thời gian giảm còn 110 phút, chưa tính công thiết lập và chi phí khác. Các số này được giả định để giải thích phép tính, không phải mức lợi ích dự kiến.

Thống nhất trước tiêu chí để tiếp tục, chỉnh sửa hoặc dừng. Nếu lỗi tăng hoặc công hỗ trợ lớn hơn lợi ích, giữ phương án thủ công và điều chỉnh phạm vi. Chỉ đếm số lượt tự động chạy thành công chưa đủ để biết quy trình kinh doanh có tốt hơn không.

Chuẩn bị bản mô tả tự động hóa trong một trang

Dùng các gợi ý dưới đây để trao đổi về phiên bản đầu. Alvaxis cung cấp tự động hóa doanh nghiệp, website, ứng dụng web, ứng dụng di động và hệ thống kết nối. Hãy chia sẻ quy trình cùng câu hỏi còn mở để trao đổi xem công cụ có sẵn hay phần mềm riêng phù hợp với công việc.

Tìm hiểu dịch vụ phát triển phần mềm

Bài viết liên quan